Der Erfolg der Digitalen Transformation ist von der Innovationsbereitschaft der Mitarbeitenden geprägt. Mit einem Change Management Konzept, dem Prozess-Knowhow, sowie Business- und IT Kompetenz zugrunde liegt, kann diese aktiviert werden. Dabei spielen klare Strategien, strukturierte Herangehensweisen und effektive bidirektionale Kommunikation eine zentrale Rolle.
Ob neue datengetriebene Geschäftsmodelle, nachhaltige Wertschöpfungsketten oder die Integration von KI – der technologische Wandel findet in immer kürzeren Zyklen statt. Um diese Innovationspotentiale zu nutzen, führen die Weltmarktführer große Transformationsprogramme durch. Bei allen Diskussionen über Technologie darf aber nicht der Mensch vergessen werden. Manche Mitarbeitende stürzen sich sofort mit Tatendrang und Begeisterung auf das Neue, für andere ist der damit einhergehende Eintritt ins Unbekannte jedoch zunächst mit negativen Emotionen behaftet.
Der größte Hebel, um die Strategien und Pläne konkrete Wirklichkeit werden zu lassen, ist die professionelle, strukturierte und empathische Begleitung von Veränderung durch Change Management. Change Management stellt den Menschen in den Mittelpunkt der Veränderung, indem es den Veränderungsprozess nicht nur begleitet, sondern verständlich, interessant und lohnend gestaltet. Dadurch verwandeln sich Mitarbeitende von skeptischen Beobachtern zu aktiven Treibern des Wandels. Auf diese Weise ist Change Management zentraler Erfolgsfaktor und ein echter Transformation Impact Booster.
Vielseitige Kompetenzen gefragt
Die Digitale Transformation ist keine alleinige Angelegenheit der IT, trotz des beschreibenden Adjektivs. Der Wandel umfasst verschiedenste Kontexte, wie die Neugestaltung von Geschäftsprozessen, das Neudenken von etablierten Denk- und Arbeitsweisen sowie die Reorganisation von Strukturen und Hierarchien innerhalb des Unternehmens. Die klassischen Methoden des Change Managements müssen daher mit Prozess-Knowhow, sowie Business- und IT Kompetenz angereichert werden. So können erfolgreich Brücken zwischen IT und den Geschäftsbereichen gebaut, Silos aufgebrochen und Mitarbeitende effektiv in den Transformationsprozess eingebunden werden.
Wichtige Voraussetzungen schaffen
Für ein erfolgreiches Change Management ist ein strukturiertes Vorgehen entscheidend. Zunächst wird eine klare Strategie mit Zielbild entwickelt, um ein einheitliches Vorgehen sicherzustellen. Durch die Festlegung messbarer Ziele und Meilensteine wird zudem eine Evaluation des Fortschritts möglich. Dies gewährleistet auch eine einheitliche Wahrnehmung des Projekterfolgs.
Es ist essenziell, sich bereits sehr früh im Projektverlauf mit den konkreten Auswirkungen der Veränderung auf die zukünftigen Nutzer, ihre Arbeitsprozesse und ihre Beziehungsgefüge zu beschäftigen und die Mitarbeitenden frühzeitig zu integrieren. Im Rahmen des Change Managements werden im Vorfeld wichtige Analysen durchgeführt wie die Stakeholder-Analyse. Es wird genau betrachtet, in welchen Teilen der Organisation die Veränderungen konkret umgesetzt werden sollen und wen sie in welcher Form betreffen.
Auf Grundlage der Ergebnisse der Stakeholder-Analyse werden Change-Netzwerke etabliert. Diese Multiplikatoren auf allen Ebenen und Hierarchiestufen unterstützen aktiv, indem sie an ihr Netzwerk kommunizieren und Feedback einholen. Ihre Rolle besteht darin, eine Brücke zwischen den Entscheidungsträgern und den Mitarbeitenden zu schlagen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Perspektiven berücksichtigt werden. Durch diese engagierten Multiplikatoren ergeben sich wertvolle Einblicke, wo noch Anpassungen oder Nacharbeiten notwendig sind, um den Veränderungsprozess optimal zu gestalten. Von der Veränderung Betroffene erhalten durch die Multiplikatoren einen wichtigen Kommunikationskanal und Möglichkeiten der Mitgestaltung. Betroffene werden so zu Beteiligten.
Ein Kernstück des Change Managements ist die Change Impact Analyse. Diese stellt eine Visualisierung sämtlicher Veränderungen dar, die für alle internen und externen Stakeholder-Gruppen, die diversen Geschäftsbereiche sowie regionale und internationale Organisationseinheiten im Unternehmen über alle Prozesse hinweg relevant sind. Die zu erwartenden Veränderungen aufgrund der geänderten Geschäftsprozesse werden detailliert dokumentiert. Die Change Impact Analyse ermöglicht es, Auswirkungen dieser Veränderungen frühzeitig zu erkennen und gezielt Maßnahmen zu ergreifen, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Alle zu Wort kommen lassen
Die Wirksamkeit des Change Managements hängt maßgeblich von einer effektiven Kommunikation ab. Es gilt, eine klare Change Story zu formulieren, die den Hintergrund, den Sinn, und die Ziele der Transformation beschreibt. Menschen sollen das „Warum“ und die Wichtigkeit des Projektes verstehen können. Kommunikationspläne müssen sorgfältig für die gesamte Dauer des Projekts erstellt und zielgruppengerechte Kommunikationsmaßnahmen umgesetzt werden. Hierbei greift man in der Regel auf bereits bekannte und bewährte Kommunikationsmittel aus dem Unternehmen zurück. Gleichzeitig werden diese Methoden oft durch innovative Ansätze ergänzt und kombiniert.
Kommunikation darf keine Einbahnstraße sein. Nur wenn Mitarbeitende adäquat informiert werden und Möglichkeiten zur Mitgestaltung haben, können sie zu Unterstützern und begeisterten Treibern des Wandels werden. Es ist unerlässlich, während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßiges Feedback einzuholen. Das beinhaltet das Etablieren regelmäßiger Feedback Schleifen, um zu evaluieren, wie sich die Situation für alle Beteiligten aktuell darstellt und wo Anpassungen notwendig sind.
Ausblick
Change Management ist kein schmückendes Beiwerk, es ist eine unmittelbare Bedingung für das Gelingen von Transformationsprojekten. Eine Schlüsselrolle spielt dabei effektive bidirektionale Kommunikation sowie Beteiligungs- und Feedbackmöglichkeiten.
Auf Grundlage der konkreten Veränderung, analysiert mit dem Business und Prozess Know-how der Berater der Weltmarkführer, begleiten wir Transformationsprojekte mit ganzheitlichem Change Management. Können wir auch Sie bei Ihrer digitalen Transformation unterstützen? Sprechen Sie uns gerne an.
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